各部门：

现将澳门永利WWW6774.COm档案工作相关制度印发给你们，请遵照执行，做好学院档案工作。

      附件：1．澳门永利WWW6774.COm档案库房管理制度

         2．澳门永利WWW6774.COm档案安全保密制度

         3. 澳门永利WWW6774.COm档案利用制度

         4. 澳门永利WWW6774.COm档案鉴定销毁制度

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            2018年11月16日

附件1

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档案库房管理制度

档案库房是保存学院档案的重地，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施，以确保档案的安全，并实行档案库房的科学管理，为此，特制订本制度。

1．档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，并及时进行登记、上架或入库。

2．档案的存放要按密级和保管期限分别保管。对珍贵档案要专门保管。

3．库房内要安置温湿度记录仪，每天两次定时测记。并根据气候及温湿度情况，及时通风，或开、关去湿机。库房温湿度应控制在温度1424℃、相对湿度45%60%之间。

4．库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁和存放易燃易爆物品，定期检查消防器材，电路和电器设备，及时消除隐患。

5．在档案柜、架置放驱虫防霉药剂，建立定期检查虫、霉制度。发现虫、霉及时处理。

6．库房内采用白炽灯照明、窗户应装防光窗帘、防止强光照射。

7．经常进行清扫，保持库房内清洁无尘。

8．每学期结束前，要对案卷进行总清点。

9．严格执行档案借阅制度，每学期结束前，要催回借出档案。

10．非档案室工作人员，不得随意进入库房。档案人员进出库房，要随手关好门窗、电灯。

11．每天下班前，应关闭库房的门窗，切断水、电源、确保档案安全。

附件2

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档案安全保密制度

为了做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关档案保密的规定，特制定本制度。

1．严格执行《澳门永利WWW6774.COm职业技术学院档案库房管理制度》，非档案人员，不得进入库房和工作室。

2．严格执行有关档案接收、管理和借阅制度。认真履行登记、签字手续。

3．凡属密级档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样，对密级档案，必须单独存放在保密室，专人管理。

4．将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有者；损毁、丢失学校档案者；违反规定泄密档案内容、并造成不良后果者，按《档案法》、《保密法》有关条款处罚。

5．阅档在学院阅档室，未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案室，不得随意复印、摘抄档案。

6．借阅密级档案，必须经有关领导批准后在保密室阅读。档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性的档案内容。

7．需要销毁档案材料，必须经过鉴定，不准随意销毁档案。

8．节假日要加强档案的安全保密工作检查，并及时催回借出的档案材料。未上架入库的档案材料须放入箱柜内。

    9．任何档案的处理和销毁，必须经过鉴定，并报校领导批准，按《澳门永利WWW6774.COm档案鉴定销毁制度》进行办理。

附件3

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档案利用制度

为了更好地发挥学院档案在教学、科研和各项管理工作中的作用，提高档案利用率，保证档案的安全和保密，特制定本制度。

1．本院各二级单位因工作需要可利用学院各类档案，利用密级档案需经院领导批准。

2．本院师生员工持本人有效证件可利用开放档案，利用非开放档案，需经领导批准。

3．外单位组织持单位介绍信，办理有关手续，可利用开放档案；学院校友等个人持有效证件，办理有关手续，可利用开放档案。档案一律不外借。

4．利用档案可通过办公自动化系统进行，也可直接到档案室。必须按要求申请、填写登记表，注明利用目的和要求。如确因工作需要必须借出者，档案借出时间一般不得超过一星期，过期尚需继续使用者，应办理续借手续。

5．档案室人员应及时催还借出的档案，同时检查归还的档案是否完整。

    6．利用者必须确保档案的安全、保密和完整，不得转借、涂改、污损、撕页、增删和遗失，如发现上述情况，将依据《档案法》有关规定严肃处理。

附件4

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档案鉴定销毁制度

档案鉴定是档案管理的一项重要工作，做好档案鉴定工作能够保证档案室藏的优化，保证向利用者提供优质服务。为了使档案鉴定工作正常进行，特制定本制度。

1．档案鉴定销毁工作由学院综合档案室负责组织，综合档案室应在调查研究基础上制订档案鉴定计划。各大类档案每3～5年进行一次档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限。

2. 对已满保管期限的档案要及时组织鉴定，编制销毁档案清册，由学院鉴定小组负责鉴定的具体工作。

3. 档案鉴定小组由分管院长、保密委员会、审计处、档案内容所涉及的业务部门负责鉴定的具体工作。

4. 档案鉴定小组采用逐卷逐件审查的直接鉴定法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，进行个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出鉴定销毁意见。对保管期限已满，经鉴定尚需保留的档案，要填写延长保管期限的鉴定，并重新确定新的保管期限。

5. 确定销毁的档案，要逐卷逐件编制档案销毁清册，一式两份，并撰写鉴定报告，鉴定小组成员均须在鉴定销毁意见上签字，然后上报主管院领导审批。

6. 凡经主管院领导审批同意销毁的档案，在档案剔除后，要在账上注明“已销毁”，并标明清单的编号和销毁时间。

7. 销毁档案时，由综合档案室和审计处共同派员送造纸厂进行现场监销，并在销毁清册上签字。销毁记录及有关文件材料存档（放入全宗卷）备查。

8. 鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。